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Urlaubsanspruch berechnen: Formel, Teilzeit und Beispiele
Wie viele Urlaubstage hat eine Teilzeitkraft mit drei Arbeitstagen? Wie viel Urlaub steht jemandem zu, der im Mai anfängt? Mit drei Formeln rechnen Sie das in wenigen Sekunden – und behalten den Resturlaub im Blick.
Der gesetzliche Mindesturlaub
Nach dem Bundesurlaubsgesetz stehen Arbeitnehmern mindestens 24 Werktage pro Jahr zu. Werktage sind dabei Montag bis Samstag. Bei einer Fünf-Tage-Woche entspricht das 20 Arbeitstagen, also vier Wochen. Viele Arbeits- und Tarifverträge sehen mehr vor – dann gilt der Vertrag.
Formel bei anderer Zahl von Arbeitstagen
Arbeitet jemand an weniger (oder mehr) Tagen pro Woche, wird der Anspruch umgerechnet. Die Zahl der Stunden pro Tag spielt dafür keine Rolle.
Urlaubstage = vertraglicher Urlaub bei 5 Tagen × Arbeitstage pro Woche ÷ 5
| Arbeitstage pro Woche | bei 20 Tagen (gesetzlich) | bei 30 Tagen (Vertrag) |
|---|---|---|
| 5 | 20 | 30 |
| 4 | 16 | 24 |
| 3 | 12 | 18 |
| 2 | 8 | 12 |
Anteiliger Urlaub bei Ein- oder Austritt
In den ersten sechs Monaten eines neuen Arbeitsverhältnisses (Wartezeit) und bei Ausscheiden in der ersten Jahreshälfte gibt es in der Regel ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat.
Anteiliger Urlaub = Jahresurlaub ÷ 12 × volle Beschäftigungsmonate
Beispiel: Beginn am 1. Mai, 30 Urlaubstage im Vertrag, Fünf-Tage-Woche. Im ersten Jahr wird die Wartezeit von sechs Monaten nicht erfüllt, daher 30 ÷ 12 × 8 Monate = 20 Tage. Bruchteile von mindestens einem halben Tag werden nach dem Gesetz auf volle Tage aufgerundet.
Resturlaub im Blick behalten
Resturlaub = Anspruch + Übertrag aus dem Vorjahr − genommene Tage − geplante Tage
Gesetzlich muss der Urlaub grundsätzlich im laufenden Jahr genommen werden; eine Übertragung ist nur aus dringenden Gründen bis Ende März möglich, sofern der Vertrag nichts anderes regelt. Wichtig: Der Arbeitgeber muss rechtzeitig auf offenen Urlaub und den möglichen Verfall hinweisen.
Beispiel: ein kleines Team
| Mitarbeiter | Tage/Woche | Anspruch | Genommen | Geplant | Rest |
|---|---|---|---|---|---|
| Anna | 5 | 30 | 18 | 8 | 4 |
| Murat | 4 | 24 | 10 | 6 | 8 |
| Lea | 3 | 18 | 12 | 4 | 2 |
| Jonas (ab 1. Mai) | 5 | 20 | 5 | 5 | 10 |
In Excel umsetzen
- Eine Zeile pro Person mit Vertragsurlaub, Arbeitstagen pro Woche und Eintrittsdatum.
- Anspruch mit der Umrechnungsformel berechnen, bei Eintritt im laufenden Jahr anteilig.
- Urlaub im Kalender mit einem Kürzel (z. B. U) eintragen und mit ZÄHLENWENN pro Person zählen.
- Feiertage Ihres Bundeslands in eine eigene Liste schreiben, damit sie nicht als Urlaub zählen.
- Resturlaub farbig markieren, wenn er zum Jahresende noch hoch ist.
Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Rechenhilfe und keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Ihr Arbeits- oder Tarifvertrag und im Zweifel eine fachkundige Beratung.
Kostenlose Excel-Vorlage
Der Shift & Leave Planner verbindet Schichtplan und Urlaubsplanung: Sie tragen Mitarbeiter, Schichten und Urlaub ein, die Vorlage zählt Urlaubstage, zeigt den Resturlaub und warnt bei zu dünner Besetzung.