Artikel · Projektmanagement
Gantt-Diagramm in Excel erstellen: Anleitung mit Formeln und Vorlage
Ein Gantt-Diagramm zeigt auf einen Blick, welche Aufgabe wann läuft, was voneinander abhängt und wo ein Projekt hängt. Sie brauchen dafür keine teure Software: Mit einer Tabelle, drei Formeln und bedingter Formatierung baut Excel den Plan selbst.
Was ist ein Gantt-Diagramm?
Ein Gantt-Diagramm ist ein Balkenplan: Links stehen die Aufgaben, oben die Zeitachse in Tagen oder Wochen, und jeder Balken zeigt Beginn und Dauer einer Aufgabe. Es eignet sich für alles mit festem Termin – vom Umzug eines Lagers über eine Software-Einführung bis zur Eröffnung eines Restaurants.
Schritt 1: Die Aufgabenliste anlegen
Legen Sie eine Tabelle mit diesen Spalten an. Formatieren Sie sie mit Strg + T als Excel-Tabelle, dann wachsen Formeln automatisch mit.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| A – Aufgabe | z. B. „Regale bestellen“ |
| B – Verantwortlich | Name oder Team |
| C – Start | Datum |
| D – Dauer (Tage) | Zahl |
| E – Ende | Formel |
| F – Fortschritt | 0–100 % |
Schritt 2: Enddatum berechnen
Das Ende ergibt sich aus Start und Dauer. Soll das Wochenende nicht mitzählen, verwenden Sie Arbeitstage:
Ende (Kalendertage) = C2 + D2 − 1
Ende (Arbeitstage) = ARBEITSTAG(C2; D2 − 1)
Hängt eine Aufgabe von einer anderen ab, setzen Sie ihren Start auf den nächsten Arbeitstag nach deren Ende: =ARBEITSTAG(E2; 1). Verschiebt sich die erste Aufgabe, rutscht der ganze Plan automatisch mit.
Schritt 3: Die Zeitachse bauen
Schreiben Sie ab Spalte H in Zeile 1 das Projektstartdatum und daneben =H1 + 1 für Tage oder =H1 + 7 für Wochen. Ziehen Sie die Formel nach rechts. Mit dem Zahlenformat TT.MM. und schmalen Spalten (Breite 3–4) entsteht eine kompakte Zeitleiste.
Schritt 4: Balken mit bedingter Formatierung
Markieren Sie den Bereich unter der Zeitachse (z. B. H2:AF30) und wählen Sie Start › Bedingte Formatierung › Neue Regel › Formel. Diese Regel färbt jede Zelle, deren Datum zwischen Start und Ende liegt:
=UND(H$1 >= $C2; H$1 <= $E2)
Die Dollarzeichen sind entscheidend: H$1 fixiert die Zeile der Zeitachse, $C2 und $E2 die Spalten von Start und Ende.
Schritt 5: Fortschritt und Verzug sichtbar machen
Mit zwei weiteren Regeln wird der Plan zum Statusbericht. Die erste färbt den erledigten Teil dunkler:
=UND(H$1 >= $C2; H$1 < $C2 + $D2 * $F2)
Die zweite markiert offene Tage, die schon in der Vergangenheit liegen – also Verzug – orange:
=UND(H$1 >= $C2 + $D2 * $F2; H$1 <= $E2; H$1 < HEUTE())
Eine vierte Regel =H$1 = HEUTE() mit rotem Rahmen zeigt die aktuelle Position. Achten Sie auf die Reihenfolge der Regeln: Verzug und Fortschritt gehören über die Grundregel.
Typische Fehler
- Text statt Datum: Steht ein Datum linksbündig, erkennt Excel es nicht als Datum – Formeln liefern dann nichts.
- Fehlende Dollarzeichen: Ohne
$verschiebt sich der Bezug beim Kopieren und die Balken springen. - Zu feine Zeitachse: Bei Projekten über drei Monaten sind Wochen statt Tage übersichtlicher.
- Abhängigkeiten von Hand eingetragen: Verknüpfen Sie Starttermine per Formel, sonst stimmt der Plan nach der ersten Verschiebung nicht mehr.
- Kein Fortschritt gepflegt: Ein Gantt-Diagramm ohne Ist-Stand ist nur ein Wunschplan.
Wann Excel reicht – und wann nicht
Excel genügt für Projekte mit bis zu etwa 50–80 Aufgaben und einem kleinen Team. Brauchen Sie Ressourcenplanung über viele Projekte, kritischen Pfad mit automatischer Neuberechnung oder gleichzeitiges Bearbeiten durch viele Personen, lohnt sich ein Projektmanagement-Tool.
Kostenlose Excel-Vorlage
Der Project Gantt Manager enthält alle Schritte dieses Artikels fertig eingerichtet: Das Gantt-Diagramm zeichnet sich selbst, verspätete Aufgaben werden orange markiert, und ein Dashboard vergleicht Fortschritt und Budget mit dem Plan. Ohne Makros, in 12 Sprachen.