مقاله · مدیریت پروژه
ساخت نمودار گانت در اکسل: آموزش گام‌به‌گام با فرمول و قالب رایگان
نمودار گانت در یک نگاه نشان می‌دهد هر کار کِی انجام میشود، چه کاری به کار دیگر وابسته است و پروژه کجا گیر کرده. برای این کار نرم‌افزار گران لازم نیست: با یک جدول، سه فرمول و قالببندی شرطی، اکسل خودش برنامه را می‌کشد.
نمودار گانت چیست؟
نمودار گانت یک برنامه میلهای است: سمت راست فهرست کارها، بالا محور زمانی به روز یا هفته، و هر میله شروع و مدت یک کار را نشان می‌دهد. برای هر کاری که موعد مشخص دارد مناسب است؛ از جابه‌جایی انبار و راه‌اندازی نرم‌افزار تا افتتاح رستوران.
گام ۱: ساخت فهرست کارها
یک جدول با این ستون‌ها بسازید و با Ctrl + T آن را به جدول اکسل تبدیل کنید تا فرمولها خودکار ادامه پیدا کنند.
| ستون | محتوا |
|---|---|
| A – کار | مثلاً «سفارش قفسه‌ها» |
| B – مسئول | نام یا تیم |
| C – شروع | تاریخ |
| D – مدت (روز) | عدد |
| E – پایان | فرمول |
| F – پیشرفت | ۰ تا ۱۰۰٪ |
گام ۲: محاسبه تاریخ پایان
تاریخ پایان از شروع و مدت به دست می‌آید. اگر نمی‌خواهید آخر هفته حساب شود، از روزهای کاری استفاده کنید:
End = C2 + D2 − 1
End = WORKDAY(C2, D2 − 1)
اگر کاری به کار دیگری وابسته است، شروعش را روز کاری بعد از پایان آن کار بگذارید: =WORKDAY(E2, 1). با جابه‌جا شدن کار اول، کل برنامه خودکار جابه‌جا میشود.
گام ۳: ساخت محور زمانی
از ستون H، در ردیف ۱ تاریخ شروع پروژه را بنویسید و کنارش =H1 + 1 برای روز یا =H1 + 7 برای هفته. فرمول را به سمت راست بکشید. با قالب عددی کوتاه و ستون‌های باریک (عرض ۳ تا ۴) یک محور زمانی فشرده ساخته میشود.
گام ۴: کشیدن میلهها با قالببندی شرطی
محدوده زیر محور زمانی (مثلاً H2:AF30) را انتخاب کنید و از Home › Conditional Formatting › New Rule › Use a formula این قانون را بسازید. هر خانه‌ای که تاریخش بین شروع و پایان باشد رنگ میشود:
=AND(H$1 >= $C2, H$1 <= $E2)
علامت‌های دلار مهم‌اند: H$1 ردیف محور زمانی و $C2 و $E2 ستون‌های شروع و پایان را ثابت نگه می‌دارند.
گام ۵: نمایش پیشرفت و تأخیر
با دو قانون دیگر، برنامه به گزارش وضعیت تبدیل میشود. قانون اول بخش انجام‌شده را پررنگ‌تر میکند:
=AND(H$1 >= $C2, H$1 < $C2 + $D2 * $F2)
قانون دوم روزهای باز را که از امروز گذشته‌اند، یعنی تأخیر، نارنجی میکند:
=AND(H$1 >= $C2 + $D2 * $F2, H$1 <= $E2, H$1 < TODAY())
قانون چهارم =H$1 = TODAY() با کادر قرمز، امروز را نشان می‌دهد. ترتیب قانون‌ها مهم است: تأخیر و پیشرفت باید بالای قانون اصلی باشند.
اشتباهات رایج
- متن به‌جای تاریخ: اگر تاریخ چپ‌چین باشد، اکسل آن را تاریخ نمی‌شناسد و فرمولها جواب نمی‌دهند.
- جاانداختن علامت دلار: بدون
$مرجع‌ها هنگام کپی جابه‌جا می‌شوند و میلهها به‌هم می‌ریزند. - محور زمانی خیلی ریز: برای پروژههای بیش از سه ماه، هفته خواناتر از روز است.
- وارد کردن دستی وابستگی‌ها: تاریخ‌های شروع را با فرمول به هم وصل کنید، وگرنه برنامه بعد از اولین تغییر خراب میشود.
- ثبت نکردن پیشرفت: نمودار گانت بدون وضعیت واقعی فقط یک برنامه آرزویی است.
اکسل کی کافی است و کی نه
اکسل برای پروژه‌هایی تا حدود ۵۰ تا ۸۰ کار و یک تیم کوچک کافی است. اگر برنامه‌ریزی منابع بین چند پروژه، محاسبه خودکار مسیر بحرانی یا ویرایش هم‌زمان توسط افراد زیاد لازم دارید، یک ابزار مدیریت پروژه می‌ارزد.
قالب رایگان اکسل
Project Gantt Manager همه گام‌های این مقاله را آماده دارد: نمودار گانت خودش رسم میشود، کارهای عقب‌افتاده نارنجی می‌شوند و داشبورد پیشرفت و بودجه را با برنامه مقایسه میکند. بدون ماکرو، در ۱۲ زبان.